Memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis kecil Anda sangatlah penting. Terlepas dari apakah Anda mengelola pembukuan sendiri atau melakukan outsourcing dalam proses pembukuan, perangkat lunak pembukuan Anda akan memberikan akses mudah ke informasi manajemen keuangan penting. Antara lain, informasi yang memungkinkan Anda untuk memantau arus kas dan dapat membuat keputusan manajemen keuangan yang lebih baik.
Pada artikel ini kita akan membahas lebih jauh tentang software akuntansi, pentingnya software akuntansi bagi bisnis dan tips sebelum Anda memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda.
Apa Itu Software akuntansi?
Software akuntansi atau pembukuan adalah program komputer yang memungkinkan Anda untuk mengelola transaksi keuangan bisnis Anda.
Program-program semacam itu dapat sangat bervariasi dalam cakupannya, dengan beberapa program dirancang untuk sedikit lebih dari sekadar pembukuan sederhana dan beberapa dirancang untuk mengelola keseluruhan masuk dan keluar keuangan bisnis besar.
Menggunakan software akuntansi membantu perusahaan untuk menggunakan sumber daya di departemen akuntansi mereka secara efisien, dan dapat mengurangi kesalahan pembukuan yang mahal.
Fungsi Software akuntansi
-
Peningkatan Akurasi Akuntansi
Manfaat software akuntansi mencakup peningkatan akurasi dengan mengurangi atau menghilangkan kesalahan manusia dalam penghitungan. Proses pembukuan manual melibatkan banyak perhitungan matematika dengan tangan. Perhitungan yang salah di awal proses dapat berdampak besar pada saldo akhir.
Menggunakan software, di sisi lain, sebenarnya tidak akan membuat kesalahan seperti itu. Namun, perlu dicatat bahwa software akuntansi tidak kebal terhadap kesalahan manusia yang timbul dari kesalahan entri data atau interpretasi.
-
Kecepatan Penyelesaian
Menggunakan perangkat lunak akuntansi memungkinkan bisnis memproses akun mereka dengan kecepatan lebih tinggi daripada pemrosesan manual. Sebagian dari peningkatan kecepatan ini berasal dari penggunaan komputer, yang mampu memproses angka jauh lebih cepat daripada otak manusia.
Selain itu, software akuntansi memungkinkan organisasi meningkatkan efisiensi dengan memperkenalkan otomatisasi.
Misalnya, bisnis perlu mencatat pajak penjualan pada semua transaksinya. Perangkat lunak akuntansi dapat dikonfigurasi untuk melakukan itu untuk setiap entri secara otomatis, daripada meminta anggota staf mengerjakan pajak secara langsung.
-
Mengurangi Biaya Keseluruhan
Manfaat yang dihasilkan dari kecepatan dan efisiensi software akuntansi sering kali sejalan dengan pengurangan biaya secara keseluruhan. Penggunaan program akuntansi memungkinkan setiap anggota tim akuntansi untuk melakukan lebih banyak dalam waktu tertentu, yang berpotensi menghadirkan efisiensi yang diperlukan secara keseluruhan.
Hal ini, pada gilirannya, dapat mengurangi biaya penggajian dan administrasi departemen akuntansi. Namun, penghematan ini harus selalu diimbangi dengan biaya perangkat lunak itu sendiri atau perangkat keras tambahan yang diperlukan untuk menjalankannya.
-
Memberikan Laporan yang Akurat
Software akuntansi membantu bisnis untuk menyediakan informasi keuangan yang tepat waktu dan akurat kepada anggota staf yang diperlukan.
Misalnya, direktur keuangan perusahaan membutuhkan laporan arus kas untuk dibawa ke rapat dalam dua jam. Banyak sistem perangkat lunak akuntansi memiliki modul pelaporan bawaan yang memungkinkan pengguna membuat jenis laporan ini hanya dengan mengisi formulir atau mengklik tombol. Sebaliknya, membuat laporan semacam itu secara manual akan menjadi proses yang memakan waktu.
-
Mengurangi Frustrasi Saat Perhitungan dan Pengelolaan Pajak
Menghitung dan melaporkan pajak bisnis Anda bisa menjadi proses yang kompleks, mengharuskan Anda untuk terus memantau semua transaksi bisnis Anda.
Manfaat software akuntansi termasuk mempermudah proses ini dengan memastikan bahwa semua detail keuangan bisnis Anda ada di satu tempat.
Selain itu, software akuntansi seperti Jurnal memiliki fitur perpajakan terlengkap yang sudah built in dengan program akuntansi. Ini memungkinkan Anda menghitung pengembalian sendiri secara semi-otomatis, daripada menghabiskan waktu dan sumber daya untuk mengerjakan detail yang diperlukan secara manual.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Software akuntansi
-
Kebutuhan Bisnis Anda
Buat daftar persis untuk apa Anda membutuhkan software akuntansi dan ingatlah saat memilih berbagai opsi. Tidak ada gunanya berinvestasi dalam program canggih yang melakukan ratusan hal menakjubkan yang tidak akan pernah dibutuhkan bisnis Anda.
Bisnis apa yang kamu jalankan? Perusahaan yang berbeda membutuhkan persyaratan keuangan yang berbeda pula. Anda mungkin memerlukan sistem yang dapat membuat laporan berdasarkan tingkat stok atau modul PPN yang dapat menangani pembayaran tunai.
-
Anggaran
Pilihan yang murah dan menyenangkan mungkin tidak memiliki beberapa fitur yang dibutuhkan bisnis Anda dalam hal pembukuan. Pada saat yang sama, perangkat lunak yang paling mahal belum tentu menjadi yang tepat untuk Anda.
Banyak opsi berbasis aplikasi menawarkan tingkat langganan sehingga Anda dapat memilih tingkat yang memiliki semua fitur yang Anda butuhkan, tanpa membayar hal-hal yang mungkin tidak akan pernah Anda gunakan. Saran kami, pilihlah software akuntansi yang memiliki ketentuan satu harga untuk semua fitur tanpa dikenakan biaya tambahan.
-
Apakah Ini Aman dan Terjamin?
Anda akan menggunakan software ini untuk melakukan pencatatan dokumen keuangan penting dan melacak dana yang masuk dan keluar bisnis Anda. Karena ini adalah aplikasi cloud atau program komputer, Anda perlu memilih software yang menghargai keamanan dan menjaga keamanan informasi sensitif Anda.
Jika software tersebut memiliki fitur sederhana seperti pencadangan dan pemulihan berarti Anda tidak perlu khawatir kehilangan data dan kunci kode sandi mencegah orang yang tidak bertanggungjawab mengakses informasi bisnis penting Anda.
Solusinya adalah Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang memiliki keamanan tingkat tinggi dan bisa memantau proses keuangan usaha Anda kapanpun dan dimanapun Anda mau.
Kesimpulan
Di masa lalu, melakukan pembukukan untuk bisnis berarti mencatat angka-angka dalam buku besar kertas. Namun sekarang, tidak lagi. Saat ini, bisnis dari semua ukuran menggunakan software akuntansi atau akuntansi untuk melacak pendapatan mereka, serta memperkirakan penjualan dan mengelola inventaris.
Memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis memang bukanlah perkara mudah. Diperlukan pertimbangan yang matang karena Anda akan menempatkan data keuangan yang sensitif dari bisnis pada software akunansi dan akan menjadi rutinitas harian Anda dalam mengoperasikan software tersebut. Maka jangan sampai Anda sakah memilih!
Software akuntansi bisnis seperti Jurnal misalnya, sangat mengurangi potensi kesalahan manusia yang muncul dengan akuntansi di atas kertas, dan dapat memungkinkan Anda mengakses informasi penting hanya dengan beberapa penekanan tombol. Anda juga bisa mencoba Jurnal secara gratis selama 14 hari.